Bedste e-mail-etikette-tip

Vi har alle været vidne til den medarbejder, der ved en fejltagelse ramte "svar alle" på en virksomhedsdækkende e-mail og sender mindre end smigrende kommentarer om chefen til hele kontor- inklusive chefen - snarere end bare deres ven. Og hvor mange gange er vi skyldige i ikke at svare på en e-mail inden for en hurtig tidsramme - eller nogen, der ikke svarer til vores, når vi virkelig har brug for et presserende svar?

Med den gennemsnitlige amerikanske arbejdstager tilbringer en ugedag grave ud under det tilsyneladende uendelige antal e-mails, der invaderer indbakker dagligt (og mere, hvis du tæller at tage dig tid til at svare på chats med det samme messaging-platforme, som Slack og Google Hangouts), er det ikke overraskende, at brud på e-mail-etikette, hvis ikke alvorlige tabber, kan forekomme med forfærdelse regelmæssighed. Vil du hjælpe med at holde din indbakke et sted, hvor der er liv og høflighed? Her er de gyldne regler for forretningsmail-etikette, hvoraf mange kan følges i dit personlige såvel som professionelle liv.

Send e-mails med aktuelle, klare emnelinjer

Bortset fra endeløs spam, er der ikke meget, der er mere irriterende end at skulle rodde igennem 10.000 e-mails med den samme emnelinje for at finde den med den specifikke information, du har brug for. Hvis din besked vedrører et nyt emne, skal du gøre alles liv enklere og dig selv meget mere populær ved at starte en ny e-mail eller i det mindste opdatere emnelinjen.

Etikettexpert, forfatter af Moderne etikette til et bedre liv, og grundlægger af Protocol School of Texas, Diane Gottsman, mener, at en af ​​de største ledere af kæledyrspæle og deres team har, er ikke at vide, hvad de reagerer på. "For en måned siden har du måske skrevet 'Tak for frokost' på emnelinjen. Nu taler du om en ny henvisning, som du vil sende nogen, så start en ny e-mail. Så hvis de har brug for at søge efter den e-mail, kan de gøre det efter emne. ”

Hvis du er bekymret for, at en ny e-mail ikke kommer via modtagerens firewall, eller det er muligt, at de ikke husker hvem du er fra sidste gang, du kommunikerede, siger Gottsman, at det er tilladt at få svar på dit sidste korrespondance. På den måde kan personen gå tilbage gennem din gamle korrespondance og genkende sig med, hvem du er. ”Men nøglen er at ændre emnelinjen,” siger hun.

Prioriter din indbakke baseret på uopsættelighed

Nogle gange, når du er begravet under en særlig ustabil bunke af e-mails, og det føles som om du aldrig vil se lyset, skal du muligvis tage mere end en dag for at få dem alle besvaret. Forretningsetikette dikterer, at e-mails skal returneres inden for en dag, men endda Gottsman siger: ”Nogle gange tager det to dage at komme tilbage til nogen. Hvor hurtigt du har brug for at reagere afhænger virkelig af vigtigheden af ​​e-mailen, og hvem personen er der har sendt den. Der vil være nogle mennesker, der koldt ringer eller kaster dig. Du har ikke en forpligtelse til at returnere hver eneste e-mail, du modtager. ”

På den anden side, hvis du har sendt en tidsfølsom e-mail og ikke har modtaget et hurtigt svar, er det inden for korrekt protokol at hente telefon og ringe til din kollega. Når vi taler om tidsfølsom, skal du ikke græde ulv - uanset hvor meget du bare ønsker et svar. "Ikke sensationaliserer det presserende," siger Gottsman. ”Ikke alt er et 911-opkald. Hvis du sensationaliserer en situation for at få deres opmærksomhed, vil du miste troværdighed. Hvis det virkelig ikke er presserende, skal du ikke skrive "presserende". Og hvis det er så vigtigt, skal du hente telefonen og ringe. ”

Ansigt til ansigt har sin plads

Før e-mail diskuterede folk vanskelige spørgsmål ansigt til ansigt. I dag håndteres de hårde ting, både personlige såvel som professionelle, ofte gennem en computerskærm. Det kan muligvis gøre ubehagelige samtaler mindre, men det betyder ikke, at det er den rigtige ting at gøre, ifølge Gottsman. ”Du skal simpelthen ikke give dårlige nyheder via e-mail,” siger hun. ”Noget meget følsomt skal stadig håndteres personligt eller i det mindste øre til øre. Du skyder ikke nogen via e-mail. Du giver ikke alvorlige oplysninger via e-mail, medmindre det er absolut nødvendigt. ”

Hvordan afslutter du en e-mail-kæde?

De stopper simpelthen ikke, uanset grund. Du er bange for at afskære den, fordi du ikke ønsker at fornærme. Vil du tilbringe evigheden på at udføre denne samme dans dag efter dag? Hvornår slutter det nogensinde? Selvfølgelig er den uutholdelige kæde af begivenheder, vi taler om, den næsten evige e-mail-løkke med "tak" og ”Min glæde” forretningskorrespondance, som vi undertiden kan sidde fast i, fordi ingen har nogen idé om, hvordan man skal konkludere det. Gottsman siger: ”Du går frem og tilbage en gang. Du e-mailer, 'tak.' Jeg e-mailer: 'Min glæde.' Og det er det. Det er som et håndtryk - nogen er nødt til at give slip. "

Mindre er altid mere

Og selvom vi er genstand for endeløs e-mail, når du er inkluderet i en "svar alle" e-mail, hvad enten det er personligt eller professionelt, skal du ikke automatisk svare til alle på tråden. Tænk på de andre modtagere. Chancerne er gode, at ikke alle har brug for at læse dit svar, og det kan ikke kun være distraherende, men irriterende, at få anmeldelse efter anmeldelse af nye e-mails på din celle, når de absolut ikke har noget at gøre med du.

Hold den afstemt på andre måder også på forretningsemails. Undgå emojier og for mange udråbstegn, som kan virke unge. Hold dig til en klassisk, ren, letlæselig skrifttype i sort, og brug professionelle hilsener og ordiage. Vær også opmærksom på, at humor ofte ikke oversætter godt på tværs digital kommunikationeller forskellige kulturer og generationer. "E-mail er bare en udvidelse af dig selv," siger Gottsman. ”Sørg for, at du stavekontrol, bruger korrekt tegnsætning og ikke bruger små bogstaver i starten af ​​en sætning. Fordi det er gør indtryk på modtageren, selvom det er en personlig e-mail. ”

Illustrationer af Mary Fama.